Vorschläge für Agendapunkte ansehen und einreichen
Sie können Vorschläge nur an solche Boards oder Meetings einreichen, bei denen dies gewünscht ist und die Einstellungen entsprechend eingestellt sind. Die aktuellen Vorschläge sind im Tab "Vorschläge" aufgelistet. Sie können oben nach Board bzw. nach Status filtern (offen, vorgeschlagen, geplant oder final) und die Vorschläge auf- oder absteigend sortieren. Die Details Titel, Status, Board, Gäste und Einreicher werden bei jedem Vorschlag auf der linken Seite gezeigt, während der Vorschlagstyp und die Dauer rechts zu sehen sind:
Hier ist eine Zusammenfassung der Bedeutungen der verschiedenen Status:
- Offen = Der Vorschlag wurde einem Board vorgelegt, aber es wurde noch kein Meeting für den Vorschlag ausgewählt.
- Vorgeschlagen = Sowohl ein Board als auch ein Meeting wurden vorgeschlagen.
- Geplant = Der Vorschlag wurde vom Board Organizer akzeptiert und einer Meeting-Agenda hinzugefügt.
- Final = Der Vorschlag wurde bereits in einem Meeting besprochen.
Um Tagesordnungspunkte vorzuschlagen, klicken Sie auf das „+“ Symbol oben rechts:
Füllen Sie das Formular im Tab „Agenda“ aus, indem Sie den Titel, die Beschreibung und das Meeting eingeben, zu dem Sie den Vorschlag hinzufügen möchten (Sie können ein Meeting unter „Vorgeschlagenes Meeting“ nur dann auswählen, wenn bereits mindestens ein zukünftiges Meeting im selektierten Board geplant ist und die entsprechende Einstellung zuvor vom Board-Administrator aktiviert wurde). Passen Sie den Typ und die Dauer des Agendapunkts an und legen Sie falls zutreffend eine Frist für die Diskussion des Vorschlags fest:
Wenn Sie weiter nach unten scrollen, können Sie Gäste hinzufügen und ein oder mehrere Dokumente hochladen, bevor Sie Ihren Vorschlag speichern, indem Sie unten rechts auf „Vorschlagen“ klicken:
Wenn Sie mehrere Dokumente hochladen, können Sie diese über die Drag-and-Drop-Knöpfe auf der linken Seite beliebig sortieren. Rechts werden die einzelnen Dokumentennummern je nach Sortierung gezeigt:
Sobald Sie unten rechts auf „Vorschlagen“ drücken, erhalten die jeweiligen Board Organizers Ihren Vorschlag und können diesen in die entsprechende Sitzung einplanen.
Sie können Ihren Vorschlag jederzeit bearbeiten, solange er noch nicht fest auf einer Agenda eingeplant ist. Öffnen Sie einen Vorschlag aus der Liste, dann klicken Sie auf das Edit-Symbol oben rechts:
Um ein Meeting für einen Vorschlag zu selektieren, der bisher nur bei einem Board eingereicht aber noch nicht mit einem Meeting verlinkt wurde, klicken Sie auf das Symbol mit den drei Punkten oben rechts, dann auf „Zum Meeting vorschlagen“:
Wählen Sie ein Meeting aus der Liste aus und klicken Sie dann unten rechts auf "Verschieben":
Wenn diese Option nicht verfügbar ist, haben Sie keine Berechtigung dazu. Der jeweilige Board Organizer kümmert sich um Ihr Thema und plant es für die entsprechende Sitzung ein.
Sie können Ihren Vorschlag auch löschen, wenn Sie ihn zurückziehen möchten. Klicken Sie dazu auf das Symbol mit den drei Punkten oben rechts, dann auf „Löschen“:
Hinweis: Sie sehen nicht nur Ihre eigenen Vorschläge, sondern auch die Vorschläge aller Board Members. Sie können jedoch nur Ihre eigenen Vorschläge bearbeiten und löschen.
Sie können Kommentare für den jeweiligen Board Organizer hinterlassen und dieser kann auch Kommentare für Sie hinterlassen. Öffnen Sie dafür einen Vorschlag und tippen Sie Ihren Kommentar ein:
Die Optionen "Im Meeting vorschlagen" und "Löschen" sind in der Vorschlagsübersicht auch verfügbar. Klicken Sie dazu einfach auf die drei Punkte auf der rechten Seite vom jeweiligen Vorschlag:
Als Board Member können Sie auch in Ihren Aktionskarten im Dashboard unter „Offen für Vorschläge“ sehen, ob ein Tagesordnungspunkt für eine Sitzung vorgeschlagen werden kann:
Wenn Sie auf "Offen für Vorschläge" klicken, werden Sie zum Tab "Meetings" umgeleitet, wo Ihre Meetings nach "Offen für Vorschläge" bereits gefiltert sind. Sie können ein zusätzliches Filter nach Board hinzufügen oder auch oben rechts auf "Heute" klicken und dabei schnell und praktisch zum laufenden Tag zurückzukommen, falls Sie weiter nach unten gescrollt haben:
Öffnen Sie eine Besprechung aus der Liste und klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Agendapunkt vorschlagen“.
Füllen Sie das Formular wie üblich aus. Die jeweiligen Board Organizers werden über Ihren Vorschlag benachrichtigt und nehmen diesen auf die Tagesordnung auf.