Board Organizer - Meeting-Ergebnisse bereits vor der Finalisierung teilen

Zunächst muss die Einstellung aktiviert werden, die es Board Organisator:innen erlaubt, Sitzungsergebnisse bereits bei der Veröffentlichung des Protokolls und noch vor der Finalisierung mit Board-externen Nutzer:innen zu teilen.

Klicken Sie dazu oben rechts auf Ihren Namen und wählen Sie „Einstellungen“. Wechseln Sie in der linken Spalte zu „Boards“ und wählen Sie das entsprechende Board aus:

Wählen Sie anschließend den Reiter „Meetings“ und aktivieren Sie die zweite Option („Organisator:innen dürfen Meeting-Ergebnisse (Protokoll, Beschlüsse, Aufgaben) bereits bei der Veröffentlichung des Protokolls mit den unter „Protokollauszug teilen“ des Protokolleditors ausgewählten Nutzern teilen, anstatt erst nach der Finalisierung des Meetings.“). Speichern Sie die Änderungen, falls erforderlich:

Hinweis: Zum Anzeigen oder Ändern dieser Einstellung benötigen Sie die Rolle Board Administrator. Falls Sie diese Berechtigung nicht besitzen, wenden Sie sich bitte an Ihre:n Board Administrator:in.

Öffnen Sie nun die gewünschte Sitzung und klicken Sie im Protokolleditor unten rechts auf „Protokoll veröffentlichen“:

Ändern Sie den Prozess auf „Jetzt teilen“. Wählen Sie anschließend:

• die Inhalte aus, die geteilt werden sollen (Beschlüsse, Aufgaben und/oder Protokollauszüge);
• die Empfänger:innen.

Bestätigen Sie den Vorgang durch Klick auf „Veröffentlichen“ unten rechts:

Die ausgewählten Nutzer:innen werden darüber informiert, dass Beschlüsse, Aufgaben und/oder Protokollauszüge mit ihnen geteilt wurden. Alle anderen Sitzungsteilnehmer:innen (Board-Mitglieder, Beobachter:innen und Gäste) erhalten keine Benachrichtigung.

Unter „Empfänger“ können ausschließlich User ausgewählt werden, die zuvor im Bereich „Protokollauszug teilen“ des jeweiligen Tagesordnungspunkts hinterlegt wurden. Im gezeigten Beispiel erhält Hargrove Meg den Beschluss „Presented quarterly financial report approved“ aus dem Tagesordnungspunkt #1, den zugehörigen Protokollauszug jedoch nicht, da diese Option in der Seitenleiste deaktiviert wurde:

Hinweis: Nur Nutzer:innen, die im Bereich „Protokollauszug teilen“ des Protokolleditors ausgewählt wurden, erhalten die freigegebenen Beschlüsse, Aufgaben und/oder Protokollauszüge. Alle anderen Sitzungsgäste sehen lediglich die Tagesordnung sowie die zugehörigen Anhänge.