Erste Schritte - Benutzerrollen

Die Rolle “Board Organizer” hat umfassende Editiermöglichkeiten in Apollo.ai, z.B.:

• Agenden erstellen
• Protokolle erstellen
• Umlaufbeschlüsse erstellen
• Meeting-Ergebnisse festhalten
• Meeting-Ergebnisse nachverfolgen

Der “Board Member”-Rolle stehen übersichtliche Dashboards, Suchen und Abstimmungs- und Kommentier-Möglichkeiten zur Verfügung, z.B.:

• Tagesordnungen erhalten
• Persönliche Notizen zu Dokumenten hinzufügen
• Feedback zu Tagesordnungen und Protokollen abgeben
• Protokolle freigeben und signieren
• Umlaufbeschlüsse abstimmen
• Entscheidungsreports erhalten

Die Rolle „Beobachter“ funktioniert wie die eines Board-Mitglieds ohne Stimmrecht. Beobachter können als solche zu Meetings eingeladen werden, ohne feste Board-Mitglieder zu sein, die gesamten Inhalte des Meetings einsehen (sofern sie nicht von einem oder mehreren Tagesordnungspunkten ausgeschlossen wurden) und Feedback zu den Protokollen geben, wenn sie dazu im Review-Prozess aufgefordert werden. Sie können jedoch nicht an Abstimmungen über Beschlüsse während Meetings teilnehmen.

Die Rolle “Board Admin” administriert das Board und vergibt Berechtigungen für die Board Member.

Die "User"-Rolle entspricht einem Meeting-Gast und hat daher nur beschränkte Zugangsmöglichkeiten, z.B.:

• Dokumente zu Meetings liefern
• Informationen zu Meetings, Entscheidungen und Aufgaben erhalten
• Aufgaben übernehmen
• Entscheidungen verantworten
• Entscheidungsreports erstellen

Apollo-User können wenn gewünscht auch mehrere Rollen einnehmen, entweder kurzzeitig oder dauerhaft.

Im Dateispeicher (Add-on) stehen für von Nutzern hochgeladene Dateien und Ordner folgende Zugriffsrechte zur Verfügung:

Nur anzeigen: Dateien im integrierten Viewer öffnen. Keine Download- oder Druckoption.

Anzeigen und drucken: Dateien im integrierten Viewer öffnen und über die entsprechende Schaltfläche drucken. Keine Download-Option.

Anzeigen und herunterladen: Dateien im integrierten Viewer öffnen und über die entsprechende Schaltfläche als PDF herunterladen. Keine Druckoption.

Drucken und herunterladen: Dateien im integrierten Viewer öffnen, als PDF herunterladen und drucken.

Vollzugriff: Dateien im integrierten Viewer öffnen, im Originalformat herunterladen und drucken.

Admin: Dateien im integrierten Viewer öffnen, im Originalformat herunterladen und drucken. Zugriffsrechte anzeigen, hinzufügen oder entfernen. Neue Dateien und Ordner hochladen.