Umlaufbeschlüsse mit 2 Genehmigungsstufen erstellen, teilen und finalisieren
Hinweis: Wenn Sie nach dem einstufigen Prozess für Umlaufbeschlüsse gesucht haben, sehen Sie sich bitte diesen Artikel an.
Um das zweistufige Verfahren für Umlaufbeschlüsse zu nutzen, stellen Sie zunächst sicher, dass die entsprechende Einstellung im gewünschten Board aktiviert ist.
Sie können im Tab "Umlaufbeschlüsse" alle Umlaufbeschlüsse ansehen. Oben links können Sie nach Boards bzw. nach Status filtern (Entwurf, Abstimmung läuft, Abstimmung abgeschlossen, abgebrochen, final - in diesem Beispiel wurde das Filter auf "Abstimmung läuft" gesetzt):
Der Status der aufgelisteten Umlaufbeschlüsse wird in der Übersicht gezeigt:
- Offen = Der Umlaufbeschluss ist zum Voting bereit und alle Teilnehmer können zeitgleich abstimmen.
- Abstimmung beendet = Alle Teilnehmer haben abgestimmt ODER die Zustimmungsrate wurde erreicht. Das Voting Ergebnis steht fest und die Assistenz kann den Umlaufbeschluss nun finalisieren.
- Final = Die Assistenz hat den Umlaufbeschluss finalisiert. Das Schlosssymbol auf der rechten Seite zeigt, dass der Umlaufbeschluss final und unveränderbar ist. Das Abzeichen neben dem Status zeigt an, ob die Entscheidung genehmigt, abgelehnt oder unentschieden ist.
Einen neuen Umlaufbeschluss erstellen Sie über den Knopf "Umlaufbeschluss erstellen" oben rechts:
Sie können links Titel, Beschreibung und Fälligkeitsdatum angeben sowie den zuständigen Board und die entsprechenden Teilnehmenden auswählen. Auf der rechten Seite können Sie prüfen, wie der Umlaufbeschluss für die Board Members aussehen wird:
Weiter unten in der linken Spalte können Sie die Abstimmungsmöglichkeiten und Zustimmungsrate bestimmen, Dokumente hochladen und Tags hinzufügen:
Stellen Sie sicher, dass das Kästchen „Zweistufiges Abstimmungsverfahren“ aktiviert ist, um die Genehmigung des Umlaufbeschlusses in zwei Schritten durchzuführen (Verfahrensfreigabe und Abstimmung über den Inhalt):
Vor der Veröffentlichung haben Sie die Möglichkeit, die Vorschau mit bestimmten Board Members zu teilen:
Wählen Sie dafür, welche Board Members die Vorschau erhalten sollen und schreiben Sie wenn gewünscht eine Nachricht für die Empfänger, bevor Sie unten rechts auf wieder auf "Teilen" klicken:
Wenn Sie für die Veröffentlichung bereit sind, klicken Sie unten rechts auf "Veröffentlichen":
Bei Bedarf können Sie eine Nachricht für die Teilnehmenden angeben, bevor Sie unten rechts wieder auf "Veröffentlichen" klicken:
Sie können den Status des Votings jederzeit abrufen, indem Sie im Tab "Umlaufbeschlüsse" auf die gewünschte Entscheidung klicken. Über den Knopf unten rechts können Sie das Voting bei Bedarf abbrechen:
Alle Kommentare und Unterschriften sind für sämtliche Board-Mitglieder und Board-Organisatoren am unteren Seitenrand sichtbar. Die Spalte „Verfahren“ zeigt die Zustimmungen bzw. Einwände zum Verfahren, während die Spalte „Abstimmung“ die Zustimmungen, Ablehnungen oder Enthaltungen zum Inhalt darstellt:
Wenn ein oder mehrere Board-Mitglieder dem Verfahren widersprechen, wird der Status vom Umlaufbeschluss automatisch auf „Verfahrensabgelehnung“ geändert und das Kreisdiagramm zur Abstimmung wird nicht mehr angezeigt. Die verbleibenden Board-Mitglieder können jedoch weiterhin abstimmen, und ihre Stimmen werden auf der rechten Seite angezeigt:
Nachdem die Abstimmung beendet ist, können Sie die Entscheidung über den Knopf "Finalisieren" unten rechts abschließen:
Das System schlägt ein Ergebnis basierend auf der angegebenen Abstimmungsrate und den erhaltenen Stimmen vor. Der Board Organizer kann jedoch das vorgeschlagene Ergebnis über die Schaltflächen in der unteren rechten Ecke überschreiben:
Achtung: Die Finalisierung kann nicht rückgängig gemacht werden.
Finalisierte Umlaufbeschlüsse können mit Boards, Infogruppen oder einzelnen Anwendern geteilt werden:
Wählen Sie die Empfänger aus. Wenn gewünscht, können Sie eine Nachricht hinzufügen, bevor Sie unten rechts auf "Umlaufbeschluss teilen" klicken:
Eine Export-Option steht über die Downloadtaste oben rechts ebenso zur Verfügung. Wählen Sie dafür das gewünschte Format (das zip Format wird nur dann gezeigt, wenn dem Umlaufbeschluss zumindest eine Datei angehängt ist):
