Sitzungsmappe erstellen und teilen
Die Sitzungsmappe fasst alle Tagesordnungspunkte und Anhänge in einem einzigen PDF-Dokument zusammen, das wie folgt aufgebaut ist:
- Deckblatt mit Datum und Uhrzeit der Sitzung, Teilnehmern und Agenda
- Titel und Beschreibung des ersten Agendapunkts
- Anhänge zum ersten Agendapunkt
- Titel und Beschreibung des zweiten Agendapunkts
- Anhänge zum zweiten Agendapunkt
- ...
Nur der Board Organizer kann die Sitzungsmappe erstellen. Nach der Veröffentlichung der Agenda erhalten die Board-Mitglieder Zugriff auf die Sitzungsmappe.
Sobald die Agenda fertiggestellt ist, klicken Sie im oberen rechten Bereich des Agenda Editors auf „Dokumente“:
Als Default sind alle Besprechungsanhänge in der Sitzungsmappe enthalten:
Um einen oder mehrere Anhänge aus der Sitzungsmappe auszuschließen, klicken Sie auf „Sitzungsmappe erstellen“:
Zuerst werden die Dokumente angezeigt, die sich auf die gesamte Besprechung beziehen, gefolgt von denjenigen zu einzelnen Tagesordnungspunkten:
Erweitern Sie die Abschnitte bei Bedarf über die Pfeile auf der rechten Seite. Wählen Sie Dokumente aus oder ab; die Symbole neben jedem Eintrag werden entsprechend aktualisiert:
- Häkchen, wenn alle Anhänge eines Tagesordnungspunkts ausgewählt sind
- Minuszeichen, wenn nur ein Teil der Anhänge ausgewählt ist
- Leeres Kontrollkästchen, wenn keine Anhänge ausgewählt sind
Veröffentlichen Sie im Anschluss die Agenda, um die aktuelle Version der Sitzungsmappe mit den Board-Mitgliedern zu teilen:
Ausgeschlossene Board-Mitglieder haben nur Zugriff auf die Tagesordnungspunkte, von denen sie nicht ausgeschlossen sind.