Ein Meeting protokollieren, Entscheidungen und Aufgaben erstellen, einen Auszug aus dem Protokoll teilen und Agendapunkte vertagen
Klicken Sie auf das Stiftsymbol, um zur Protokollverfassung zu gelangen:
Sie können nun das Protokoll verfassen:
Navigieren Sie durch die verschiedenen Agendapunkte über die linke Spalte. Auf der rechten Seite können Sie das Protokoll verfassen:
Hinweis: Es ist kein simultanes Arbeiten von zwei Anwendern am gleichen Element im Protokoll erlaubt, da ein mögliches gegenseitiges Überschreiben daraus folgen würde.
Bei kurzfristigen Änderungen wechseln Sie oben link zur Sicht "Agenda", bearbeiten Sie die Agendapunkte wie benötigt und veröffentlichen Sie die Agenda über den Knopf unten rechts einfach nochmal. Alle Teilnehmer werden automatisch dazu informiert.
Über den Knopf mit den drei Punkten oben rechts können Sie einen Agendapunkt bearbeiten, ein Dokument hinzufügen oder die Beschreibung und Dokumente ausblenden, falls diese viel Platz nehmen und über dem Protokoll nicht optimal sichtbar sind:
Im unteren Bereich haben Sie die Möglichkeit, einen Beschluss hinzuzufügen:
Im Dialogfenster müssen Sie zuerst den Titel und den Entscheidungsmodus angeben. Sie können auch eine Beschreibung hinzufügen und Tags angeben, die bei einer späteren Suche helfen sollen. Die Option "Report" steht Ihnen ebenso zur Verfügung:
Wenn Sie die Option "Report" anhaken, werden Sie im Anschluss aufgefordert, den Namen der verantwortlichen Person sowie den Anwender einzutragen, der Fortschrittsberichte erhalten soll. Die Häufigkeit des Reports können Sie hier auch bestimmen, bevor Sie unten rechts auf "Speichern" klicken:
Sie können auch ein To-do aus einem Meeting generieren:
Im Dialogfenster werden Sie aufgefordert, die Beschreibung der Aufgabe, die Verantwortlichkeit und das Fälligkeitsdatum für das To-do anzugeben, bevor Sie unten rechts auf "Speichern" klicken. Sie können auch Tags angeben, die bei einer späteren Suche helfen sollen:
Sie können während des Meetings entscheiden, einen Auszug aus dem Protokoll zu teilen:
Sie können den Protokollauszug mit Gästen oder Meeting-externen Personen teilen. Der Protokollauszug wird erst dann abgeschickt, wenn das Meeting auf "Final" gesetzt wird:
Falls es nicht möglich ist, alle Themen wie in der Agenda geplant zu diskutieren, können Sie einen Agendapunkt verschieben:
Wenn Sie einen Agendapunkt vertagen bzw. in ein zukünftiges Meeting verschieben, werden weder das Protokoll noch die jeweiligen Entscheidungen und Aufgaben übernommen.
Wählen Sie ein zukünftiges Meeting aus der Liste oder wechseln Sie zur Meetingübersicht, um ein neues Meeting zu erstellen, wenn noch keine weiteren Meetings geplant sind. Sie können auch den Grund für die Verschiebung angeben, bevor Sie unten rechts auf "Verschieben" klicken:
